"Wie gehe ich mit elektronischer Post um deren Inhalt meinen Relevanzkorridors nicht tangiert" oder "Der ethisch korrekte Umgang mit dem Verteiler"

Liebe unbaendige Fangemeinde der prosaischen Hirnvergewaltigung,

die ständigen Nörgeleien, die unseren Verteiler regelmäßig heimsuchen, haben mich - einem selbsternannten Power-E-Mail-User - dazu bewogen euch - diejegenigen die mit dem Umgang mit diesem Medium überfordert sind - mal einige Tipps und Tricks zu offerienen.

Zu meinem Umfeld - um den Power-User-Titel zu rechtfertigen: Auch wenn es solche Texte wie diesen hier anderes vermuten lassen, habe ich weder zu viel Zeit noch den Luxus der Langeweile. Das Medium E-Mail nutze ich täglich und intensiv! Hauptquellen der E-Mails sind

• meine Kunden [Schnitt: 5 E-Mails am Tag - Peak: ~16 E-Mails]
• der FSR-Verteiler [Schnitt: 3 E-Mails am Tag - Peak: auch ~16 E-Mails]
• der Mathe-Job [Schnitt: 8 E-Mails - Peak: 32 E-Mails]

• Gatrobeverteiler [Schnitt: <1 E-Mail - Peak: schaut selber nach]

Verteiler-Stats (Stand: 28.01.2010):

Danke an StefanBalke für die Auswertung

Nun aber zu den Tricks - dem eigentlichen (Un)Sinn dieses Artikels:

Lesson 1: persönliches Ignoranzzentrum nutzen

Ob eine E-Mail für mich wirklich wichtig ist, entscheide ich bereits nach dem ich die ersten drei Zeilen gelesen habe, wenn überhaupt! Ein ganz einfaches Blockdiagramm hilft:

-> Betreff lesen --(wichtig)--> 3 Zeilen lesen --(wichtig)--> Rest lesen
          |                               |
          +--(unwichtig)--+--(unwichtig)--+
                          |
                          +--> ignorieren

Dazu noch ein Tipp: Wenn man eine E-Mail mit dem Betreff "*unwichtiger-scheiß-der-mich-nicht-interssiert*" bekommen hat und diese E-Mail eben als "Spam" katalogisiert hat und wenige Stunden bis Tage eine E-Mail mit dem Betreff "Re: *unwichtiger-scheiß-der-mich-nicht-interssiert*" bekommt, kann man getrost davon ausgehen, dass sich die Relevanz der E-Mail sich nicht gesteigert haben wird und diese E-Mail plötzlich wichtig ist. (Ist ein Microsoft Outlook User vertreten, kann sich eine Betreffzeile "Re: AW: Re: *unwichtiger-scheiß-der-mich-nicht-interssiert*" ergeben! Ebenfalls wird dies nicht die Relevanz steigern.)

Aber der eigentliche Trick ist es, dann nach dem Ignorieren sich nicht aufzuregen, dass man in der E-Mail mal nicht das Zentrum des Universiums ist!!! Ich weiß, das bedarf besonders viel Übung, aber ich bin sicher, dass der bemühte Anwender das früher oder später schaffen wird. (Ich persönlich lasse diese Gleichgültigkeit bereits in andere Teile des Lebens einfließen: Durch meine Arbeit habe des öfteren mit DAUs¹ zutun - würde man sich über alles aufregen, kann man sich selber direkt mal in die Klapse einweisen.)

Denn Anfänger ignorieren den "Spam" nicht und antworten auf diese E-Mail, dass es sie nicht interessiert und dass das schon die 6. E-Mail ist, die sie heute bekommen haben. (Ich als Power-User kann darüber nur schmunzeln und schaue in mein Postfach: Nein, es ist kein Sonntag; 17 E-Mails warten darauf ordungsgemäß ausgewertet zu werden) Ein Reaktion dieser Art fällt in die Rubrik: Epic Fail. Noch mal selber nachdenken: Ist diese Info nicht auch "Spam", über den man sich so aufgeregt hat?! Wenn ihr euch trotzdem unbedingt mitteilen müsst und es nicht für euch behalten könnt, empfehle ich den verbalen Abfalleimer Twitter.

Übrigens: Twitter ist ein wunderbarer Ort, um das eigene Ignoranzzentrum intensivst zu schulen. Die Timeline von @faroit gilt dabei in Fachkreisen als eine anerkannte Therapiequelle. Wer sich Eigentümer eines iPhone nennt kann sich auch Apps beschaffen, die einen Pushdienst für Twitter beinhaltet. Das garantiert eine ganztägige Einwirkzeit der Therapie.

Lesson 2: E-Mail-Filter helfen beim Sortieren

Zwar bin ich selber ein recht chaotischer Mensch, aber auch ich sortiere meine Mails - bzw. ich weiß, wie man so etwas automatisiert anstellt. Da ich mich nicht mit allen E-Mail-Clients sehr gut auskenne, werde ich einfach mal kleine HowTos verlinken, wie man seinem E-Mail-Programm etwas Ordnung einprügelt. (Und Benny: das geht sogar ohne Nagellatte)

Zunächst brauchen wir aber erst einmal eine kreative Idee, wie wir die Sortierung zumindest im Ansatz vernünftig anstellen. Es sei schon mal gesagt: Sämtliche E-Mails direkt in den Papierkorb verschieben mag zwar unglaublich viel Zeit und Nerven sparen, stellt aber die sämtliche Existenzberichtigung der elektronischen Post in Frage.

Meine Sortierung, die ich seit mehreren Jahren auf die höchste Stufe ihrer perfektion getrieben habe sieht prinipiell wie folgt aus:

• Communitys
  • Social Networks
  • Foren
• Onlineshops
• Studium
  • Gatrobe
  • FSR
  • Mathe
  • StudIP / QIS
• Webdesign
  • Kunden
  • Server

Man sieht: ich sortiere recht grob. Wer eine Sortierung mag, die etwas feiner ist - gerne!

Des weiteren sollte man einen Spamfilter einsetzen. Viele E-Mail-Programme bringen soetwas von Haus aus mit. Übrigens hält ein gut konditionierter Spamfilter Gatrobe-Emails nicht für Spam. Und das zu recht! Vielmehr geht der Spamfilter davon aus, dass ihr noch keine Potenzprobleme entwickelt habt und dementsprechend die natürlich nur gut gemeinten V*AGRA Werbeanzeigen eher nicht zwischen dem Gatrobe-"Spam" haben wollt. Übrigens solltet ihr nicht auf diese E-Mails antworten und eure Antipathie gegenüber der Prdoukthinweise zum Ausdruck bringen. Denn der Absender scheint davon auszugehen, dass sich das ja in naher Zukunft (~1 Stunde) geändert haben könnte und weist nochmals auf sein natürlich zu Tiefstpreisen angebotenen Chemiecocktails hin. Manche Pillen sollen angeblich nicht nur Potenzprobleme lösen, sondern alle! Die Art und Weise sei mal nicht weiter ausgeführt ...

Hier nun die eingangs versprochenen Links - sortiert nach der vermuteten Anwendungshäufigkeit unter der Zielgruppe dieser Hilfe:

• Outlook Express (Wer auch immer diese Software freiwillig nutzt)

• Outlook

• Thunderbird

Lesson 3: Benachrichtgungen für E-Mails abschalten, wenn man produktiv arbeiten möchte

Lesson 4: Mehr Speicherplatz