"Wie gehe ich mit elektronischer Post um deren Inhalt meinen Relevanzkorridors" oder "Der ethisch korrekte Umgang mit dem Verteiler"

Liebe unbaendige Fangemeinde der prosaischen Hirnvergewaltigung,

die ständigen Nörgeleien, die unseren Verteiler regelmäßig passieren haben mich, einem selbsternannten Power-E-Mail-User, dazu bewogen euch, diejegenigen die mit dem Umgang mit diesem Medium überfordert sind, mal einige Tipps und Tricks zu offerienen.

Zu meinem Umfeld - um den Power-User-Titel zu rechtfertigen: Auch wenn es solche Texte wie diesen hier anderes vermuten lassen, habe ich weder zu viel Zeit noch den Luxus der Langeweile. Das Medium E-Mail nutze ich täglich und intensiv! Hauptquellen der E-Mails sind

• meine Kunden [Schnitt: 5 E-Mails am Tag - Peak: ~16 E-Mails]
• der FSR-Verteiler [Schnitt: 3 E-Mails am Tag - Peak: auch ~16 E-Mails]
• der Mathe-Job [Schnitt: 8 E-Mails - Peak: 32 E-Mails]
• Gatrobeverteiler [Schnitt: 2 E-Mails . Peak: schaut selber nach]

Nun zu den Tricks - dem eigentlichen (Un)Sinn dieses Artikels:

Lesson 1: persönliches Ignoranzzentrum nutzen

Ob eine E-Mail für mich wirklich wichtig ist, entscheide ich bereits nach dem ich die ersten drei Zeilen gelesen habe, wenn überhaupt! Ein ganz einfaches Blockdiagramm hilft:

-> Betreff lesen --(wichtig)--> 3 Zeilen lesen --(wichtig)--> Rest lesen
          |                               |
          +--(unwichtig)--+--(unwichtig)--+
                          |
                          +--> ignorieren

Dazu noch ein Tipp: Wenn man eine E-Mail mit dem Betreff "*unwichtiger-scheiß-der-mich-nicht-interssiert*" bekommen hat und diese E-Mail eben als "Spam" katalogisiert hat und wenige Stunden bis Tage eine E-Mail mit dem Betreff "Re: *unwichtiger-scheiß-der-mich-nicht-interssiert*" bekommt, kann man getrost davon ausgehen, dass sich die Relevanz der E-Mail sich nicht gesteigert haben wird und diese E-Mail plötzlich wichtig ist. (Ist ein Microsoft Outlook User vertreten, kann sich eine Betreffzeile "Re: AW: Re: *unwichtiger-scheiß-der-mich-nicht-interssiert*" ergeben! Ebenfalls wird dies nicht die Relevanz steigern.)

Aber der eigentliche Trick ist es, dann nach dem Ignorieren sich nicht aufzuregen, das man in der E-Mail mal nicht das Zentrum des Universiums ist!!! Ich weiß, das bedarf besonders viel Übung, aber ich bin sicher, dass der bemühte Anwender das früher oder später schaffen wird. (Ich persönlich lasse diese Gleichgültigkeit bereits in andere Teile des Lebens einfließen: Durch meine Arbeit habe des öfteren mit DAUs¹ zutun - würde man sich über alles aufregen, kann man sich selber direkt mal in die Klapse einweisen.)

Denn Anfänger ignorieren den "Spam" nicht und antworten auf diese E-Mail, dass es sie nicht interessiert und dass das schon die 6. E-Mail ist, die sie heute bekommen haben. (Ich als Power-User kann darüber nur schmunzeln und schaue in mein Postfach: Nein, es ist kein Sonntag; 17 E-Mails warten darauf ordungsgemäß ausgewertet zu werden) Ein Reaktion dieser Art fällt in die Rubrik: Epic Fail. Noch mal selber nachdenken: Ist diese Info nicht auch "Spam", über den man sich so aufgeregt hat?! Wenn ihr euch trotzdem unbedingt mitteilen müsst und es nicht für euch behalten könnt, empfehle ich den verbalen Abfalleimer Twitter.

Übrigens: Twitter ist ein wunderbarer Ort, um das eigene Ignoranzzentrum intensivst zu schulen. Die Timeline von @faroit gilt dabei in Fachkreisen als eine anerkannte Therapiequelle. Wer sich Eigentümer eines iPhone nennt kann sich auch Apps beschaffen, die einen Pushdienst für Twitter beinhaltet. Das garantiert eine ganztägige Einwirkzeit der Therapie.

Lesson 2: E-Mail-Filter helfen beim Sortieren

Lesson 3: Benachrichtgungen für E-Mails abschalten, wenn man produktiv arbeiten möchte