oder auch: Wie gehe ich mit e-Post um, deren Inhalt meinen Relevanzkorridor nicht tangiert
Liebe unbändige Fangemeinde der prosaischen Hirnvergewaltigung,
die ständigen Nörgeleien, die unseren Verteiler regelmäßig heimsuchen, haben mich - einem selbsternannten Power-E-Mail-User - dazu bewogen euch - diejegenigen die mit dem Umgang mit diesem Medium überfordert sind - mal einige Tipps und Tricks zu offerienen und euch meine Meinung darüber darzubieten.
Zu meinem Umfeld - um den Power-User-Titel zu rechtfertigen: Auch wenn es solche Texte wie diesen hier anderes vermuten lassen, habe ich weder zu viel Zeit noch den Luxus der Langeweile. Das Medium E-Mail nutze ich täglich und intensiv! Hauptquellen der E-Mails sind
meine Kunden [Schnitt: 4 E-Mails am Tag, davon sehr dumme Fragen; ich überlege eine HallOfShame einzurichten - Peak: ~16 E-Mails]
Gatrobeverteiler [Schnitt: <1 E-Mail - Peak: schaut selber nach]
Verteiler-Stats (Stand: 28.01.2010):
Jahr |
Monatsschnitt |
Tagesschnitt |
2009 |
22,67 |
0,76 |
2008 |
18,25 |
0,61 |
2007 |
15,17 |
0,51 |
2006 |
17,67 |
0,59 |
2005 |
13,92 |
0,46 |
2004 |
13,33 |
0,44 |
2003 |
11,83 |
0,39 |
2002 |
2,00 |
0,07 |
Danke an Stefan für die Auswertung
Persönlich bin ich der Meinung, dass man sehr wohl auch Diskussionen über den Verteiler führen darf und auch sollte! Es ist eben eine Mailingliste. Ebenso finde ich es nicht schlimm wenn der heroische Sieg über TeamKirsche publik gemacht wird. Wenn einem diese Diskussion nicht interessieren sollte: "weghören"! Denn das sollte nach vielen Vorlesungen kein Problem mehr sein. Oder ruft ihr durch den Hörsaal "LAAAANGWEILIG", wenn das Thema so interessant ist, wie die Auswirkung der Sonnenstrahlen auf der Liebesleben der Pflastersteine? Es dauert nicht mal 10 Sekunden, eine E-Mail anzulesen und dann auf [Entf] zu drücken. Aber dazu mehr in den Tipps 
Alle anderen, die sich an der Diskussion beteiligen oder an ihr interessiert sind, kommen sofort auf den neusten Stand der Dinge, ohne umständlich irgendeine Seite aufrufen zu müssen!
Natürlich ist es gut, wenn man auch eine Diskussion analog (also über die Übertragungsstrecke: Mund --> Ohren) führt und meist sehr viel effektiver, als virtuelle. Aber virtuelle Diskussionen haben den großen Vorteil, dass nicht alle gleichzeitig an einem Ort sein müssen und Nico sich ebenfalls von Sonne + 30°C + Strand (dass das sehr weit von Hannover weg sein muss liegt wohl auf der Hand) aus melden kann.
Jetzt extra ein Forum einzurichten oder Diskussionen über das Wiki führen (was aus technischer Sicht kein Problem sein sollte) halte ich eher für fragwürdig. Es gibt nur 2-3 Personen im Saal, die regelmäßig gucken würden, ob sich was getan hat. Das wäre alles andere als praktikabel! Natürlich gibt es die Möglichkeit, sich bei Änderungen eine E-Mail-Benachrichtigung zusenden zu lassen - aber merkste watt? 
Wer nun lieber gar keine E-Mails mehr aus dem Verteiler erhalten möchte, sollte meiner Meinung nach ernsthaft überlegen, ob er a) das Medium E-Mail richtig verstanden hat und b) ein Arbeitssaal wirklich das Richtige für ihn ist, denn anscheinend ist die Gleichgültigkeit was das Saalleben angeht größer, als die Unannehlichkeit der "Overheadmails". Immerhin ist der Saal nicht nur ein Ort, wo man sich zum Lernen hinsetzen kann und kostenfrei an Skripte, Protokolle, Mitschriften, ... kommt, sondern auch ein Ort, wo man sich austauscht auch über Inhalte außerhalb des Studiums.
Nun aber zu den Tricks - dem eigentlichen (Un)Sinn dieses Artikels:
Ob eine E-Mail für mich wirklich wichtig ist, entscheide ich bereits nach dem ich die ersten drei Zeilen gelesen habe, wenn überhaupt! Ein ganz einfaches Blockdiagramm hilft:
-> Betreff lesen --(wichtig)--> 3 Zeilen lesen --(wichtig)--> Rest lesen
| |
+--(unwichtig)--+--(unwichtig)--+
|
+---------------------------------> ignorierenDazu noch ein Tipp: Wenn man eine E-Mail mit dem Betreff "*unwichtiger-scheiß-der-mich-nicht-interssiert*" bekommen hat und diese E-Mail eben als "Spam" katalogisiert hat und wenige Stunden bis Tage eine E-Mail mit dem Betreff "Re: *unwichtiger-scheiß-der-mich-nicht-interssiert*" bekommt, kann man getrost davon ausgehen, dass sich die Relevanz der E-Mail sich nicht gesteigert haben wird und diese E-Mail plötzlich wichtig ist. (Ist ein Microsoft Outlook User vertreten, kann sich eine Betreffzeile "Re: AW: Re: *unwichtiger-scheiß-der-mich-nicht-interssiert*" ergeben! Ebenfalls wird dies nicht die Relevanz steigern.)
Aber der eigentliche Trick ist es, dann nach dem Ignorieren sich nicht aufzuregen, dass man in der E-Mail mal nicht das Zentrum des Universiums ist!!! Das kostet nur Zeit - und die scheint ja heilig zu sein. Ich weiß, das bedarf besonders viel Übung, diese Ignoranz aufzubringen, aber ich bin sicher, dass der bemühte Anwender das früher oder später schaffen wird. (Ich persönlich lasse diese Gleichgültigkeit bereits in andere Teile des Lebens einfließen: Durch meine Arbeit habe des öfteren mit DAUs1 zutun - würde man sich über alles aufregen, kann man sich selber direkt mal in die Klapse einweisen.)
Denn Anfänger ignorieren den "Spam" nicht, regen sich auf und antworten auf diese E-Mail, dass es sie nicht interessiert und dass das schon die 6. E-Mail ist, die sie heute bekommen haben. (Ich als Power-User kann darüber nur schmunzeln und schaue in mein Postfach: Nein, es ist kein Sonntag; 17 E-Mails warten darauf ordungsgemäß ausgewertet zu werden) Ein Reaktion dieser Art fällt in die Rubrik: Epic Fail. Noch mal selber nachdenken: Ist diese Info nicht auch "Spam", über den man sich so aufgeregt hat?! Wenn ihr euch trotzdem unbedingt mitteilen müsst und es nicht für euch behalten könnt, empfehle ich den verbalen Abfalleimer Twitter.
Übrigens: Twitter ist ein wunderbarer Ort, um das eigene Ignoranzzentrum intensivst zu schulen. Die Timeline von @faroit gilt dabei in Fachkreisen als eine anerkannte Therapiequelle. Wer sich Eigentümer eines iPhone nennt, kann sich auch Apps beschaffen, die einen Pushdienst für Twitter beinhalten. Das garantiert eine ganztägige Einwirkzeit der Therapie.
Zwar bin ich selber ein recht chaotischer Mensch, aber auch ich sortiere meine Mails - bzw. ich weiß, wie man so etwas automatisiert anstellt. Da ich mich nicht mit allen E-Mail-Clients sehr gut auskenne, werde ich einfach mal kleine HowTos verlinken, wie man seinem E-Mail-Programm etwas Ordnung einprügelt. (Und Benni: das geht sogar ohne Nagellatte )
Zunächst brauchen wir aber erst einmal eine kreative Idee, wie wir die Sortierung zumindest im Ansatz vernünftig anstellen. Es sei schon mal gesagt: Sämtliche E-Mails direkt in den Papierkorb verschieben mag zwar unglaublich viel Zeit und Nerven sparen, stellt aber die sämtliche Existenzberichtigung der elektronischen Post in Frage.
Meine Sortierung, die ich seit mehreren Jahren auf die höchste Stufe ihrer Perfektion getrieben habe, sieht prinipiell wie folgt aus:
Man sieht: ich sortiere - bzw. lasse recht grob sortieren. Wer eine Sortierung mag, die etwas feiner ist - gerne!
Hier nun die eingangs versprochenen Links - sortiert nach der vermuteten Anwendungshäufigkeit unter der Zielgruppe dieser Hilfe:
Outlook Express (Wer auch immer diese Software freiwillig nutzt)
Übrigens gibt es ein ganz nettes Plugin für den Thunderbird-User: Nostalgy! Mit Nostalgy kann man nachträglich E-Mails, die noch in dem unsortieren Posteingang schlummern, aber beispielsweise in den Ordner "Kunden" gehören (so ist es bei mir häufig der Fall) extrem schnell sortieren. Wer den ständigen Wechsel zwischen Maus und Tastatus - so wie ich - nicht mag, kann mit diesem Plugin diese Sortieraufgabe via Tastatur in ungeahnter Geschwindigkeit vollziehen! Wer mag, kann sich das von mir gerne einmal live demonstrieren lassen ...
Wer sich nicht daran gewöhnen möchte Mails einzusortieren, dem empfehle ich die sogenannten "Inbox to zero" Variante von Marlin Mann. http://www.43folders.com/2006/03/27/process-to-zero Die Disziplinierung erfolgt einfach dadurch, dass jede Mail in einen Ordner sortiert wird und die Inbox nach jedem Mailcheck auf 0 herunterschrumpft. Dadurch erreicht man vor allem auch, dass man jede mail einmal anfassen muss. Letztlich muss hier jeder sein persönliches Lieblingssystem selbst aufbauen.
Danke an Faro für diesen Textabschnitt!
Des weiteren sollte man einen Spamfilter einsetzen. Viele E-Mail-Programme bringen soetwas von Haus aus mit. Übrigens hält ein gut konditionierter Spamfilter Gatrobe-Emails nicht für Spam. Und das zu recht! Vielmehr geht der Spamfilter davon aus, dass ihr noch keine Potenzprobleme entwickelt habt und dementsprechend die natürlich nur gut gemeinten V*AGRA Werbeanzeigen eher nicht zwischen dem Gatrobe-"Spam" haben wollt. Übrigens solltet ihr nicht auf diese E-Mails antworten und eure Antipathie gegenüber der Prdoukthinweise zum Ausdruck bringen. Denn der Absender scheint davon auszugehen, dass sich das ja in naher Zukunft (~1 Stunde) geändert haben könnte und weist nochmals auf sein natürlich zu Tiefstpreisen angebotenen Chemiecocktails hin. Manche Pillen sollen angeblich nicht nur Potenzprobleme lösen, sondern alle! Die Art und Weise sei mal nicht weiter ausgeführt ...
Die akustische Benachrichtigung, dass ich eine E-Mail erhalten habe, habe ich grundsätzlich abgeschaltet! Genauso meldet sich auch mein Handy nicht, wenn ich eine E-Mail bekommen habe. Das hat einfach Produktivitätsgründe! Man stelle sich vor, der Postbote würde für jeden einzelnen Brief an der Tür klingeln ...
Vielmehr nehme ich mir lieber gezielt 3-4 mal am Tag Zeit, um zu sehen ob und wo meine unabkömmliche Type in einer weiteren, neuen E-Mail verlangt wird. Alle Leute, die sich sofort bei Maileingang benachrichtigen lassen, kann ich nicht sehr gut verstehen ... aber diese Leute sollen dann bitte schön sich nicht bei den Absendern beschweren, dass sie zu viele E-Mails senden! Das liegt an einem selber, dass man ständig unterbrochen wird.
Nunja, hier mein Workflow - wie es neudeutsch so schön heißt - der beginnt, wenn ich eine neue E-Mails bekommen habe:
Zunächst führe ich eine kleine Filterung, wie in "Lesson 1" beschrieben vor - sortiere manchmal noch per Hand nach. E-Mails, auf die ich antworten möchte, oder die eine spätere Bearbeitung erfordern, markiere ich mit einem kleinen Fähnchen. Diese Markierung wird sogar auf dem Server gespeichert, sofern man IMAP nutzt. Bedeutet: Markierungen die ich z.B. in der Gatrobe vorgenommen habe, sehe ich auch zu Hause!
Danach gehe ich die markierte E-Mails durch und beantworte sie, arbeite sie ab und freue mich einen Keks. Danach entferne ich das Fähnchen und die E-Mail kommt zu den Akten 
Dümmster anzunehmender User: http://www.daujones.com/ (1)